(Senior) Operations Manager (w/m/d/k.A.)

Wir sind Zum goldenen Hirschen – eine der führenden Agenturen für Relevanz, Ideen und Kreativität in D-A-CH. Wir wollen uns nicht selbst verwirklichen, sondern die Business- und Kommunikationsziele unserer Kunden mit Insight-getriebenen Kreativlösungen erreichen.

Als (Senior) Operations Manager der Hirschen bist du ein unabdingbarer Teil des Beratungs-Teams. Gerne als erfahrene:r Berater:in, der / die die Abläufe, Bedürfnisse und den Alltag der Bertung kennt und weiß, wie man das Team intern entlasten kann.

Du selbst bist wenig im operativen Tagesgeschäft zum Kunden hin aktiv, sondern nutzt dein Wissen und Erfahrungen, um im Background die Kosten, Reportings und Abrechnungen zu erstellen. Dabei fungierst du als Bindeglied zwischen Etat-Direktion / Beratung und dem Finance-Team zur Planung, Steuerung und Kontrolle der internen Prozesse und Arbeitsabläufe, sowie der Koordination und Beauftragung externer Partner, wie Dienstleister oder Freelancer.

Zu deinen Stärken zählt der absolute Überblick über die Kosten, die Stunden und ob wir „on track“ sind, da du den Erfüllungsgrad der Projekte im Blick hast und auch aktiv Impulse an die Beratung gibst, wenn wir in der Leistungserbringung hinterher sind. 
 
Was dazugehört.

Finance:

• Erstellen von detaillierten Kalkulationen (Bestandskunden, sowie Pitches und New Business)
• Koordination von rechtlichen Themen: Vertragserstellung / -prüfung, Datenschutzverträge 
• Steuerung der Lieferantenanlage von uns bei Neukunden
• Anlegen von Kunden und Projekten in easy Job (eJ)
• Einpflegen der jeweiligen Ratecard in eJ
• Anlegen von Musterjobs in eJ
• Anlegen von Kalkulations-Master (Excel) 
• Freigegebene Kalkulationen (Excel) in easyJob übertragen
• IST / SOLL Stunden hinterlegen und die Stunden im Blick haben
• Erstellung & Auswertung von Stunden-Reportings
• Freigaben (Bestellung) in eJ hinterlegen
• Aufträge für Lieferanten schreiben
• Prüfen von Eingangsrechnungen zur Freigabe
• Jobabschlüsse
• Teilnahme an monatlichen Income-Meetings
• Abrechnung (intern innerhalb der Gesellschaften sowie extern)
• Interne Verrechnung vorbereiten und mit Projektverantwortlichen zum Monatsabschluss abstimmen
• Übertragen der Forecast-Planung in eJ
• Übertragen der Bestandsveränderungen

Übergeordnete Themen:

• Erstellung Master-Vorlagen zur besseren und schnelleren Kalkulation (z. B. Kalkulations-Master)
• Stundenauswertung aufbereiten 
• Bildeinkauf und Aufsetzen von Buyout-Übersichten
• Account-Management / Übersicht (Pflegen von unseren Zugängen zu Bilddatenbanken, Websites etc.)
• Management von Dienstleister-Übersichten

Du bist sicher in der Abwicklung von Kosten und ihrer Kontrolle. Dir machen Zahlen Spaß und keine Angst. Du hast ein ganzheitliches Verständnis von Kosten und Umsatz, kennst die Zusammenhänge, antizipierst früh genug Implikationen und Konsequenzen und sorgst immer für Lösungen. Du verstehst unser Produkt und weißt auch, was das für die Kosten bedeutet. 

Engagiert organisierst du nicht nur dich selbst, sondern auch das Team und bildest so die Schnittstelle zwischen Beratung, Finance und Kunde. 

Stress ist für dich noch lange kein Grund unfreundlich zu werden und in deiner Welt gibt es keine blöden Fragen, sondern nur blöde Antworten. Jetzt musst du nur noch vorbeikommen und uns das Ganze glaubhaft verkaufen!