Datenschutzinformationen für Auftraggebende und Dienstleistende

Liebe Auftraggebende und Dienstleistende,

im Rahmen unserer gemeinsamen geschäftlichen Tätigkeiten verarbeiten wir personenbezogene Daten. Datenschutz und Datentransparenz haben bei uns einen hohen Stellenwert, aus diesem Grund möchten wir Sie gerne darüber informieren, wie wir mit Ihren Daten umgehen und diese verarbeiten. Diese Datenschutzerklärung umfasst nicht die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit unserer Webseite. Diese wird Ihnen auf unserer Webseite https://www.hirschen.com/privacy erläutert.

• 1. Angaben zum Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten.

Zum goldenen Hirschen Holding GmbH Schlesische Str. 26 10997 Berlin Tel: 030/610020 berlin@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen Berlin GmbH Schlesische Str. 26 10997 Berlin Tel: 030/610020 berlin@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen Hamburg GmbH Ludwigstr. 4 20357 Hamburg Tel: 040/28455170 hamburg@hirschen.de
Zum goldenen Hirschen Köln GmbH Lichtstr. 43c 50825 Köln Tel: 0221/3377190 koeln@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen Köln 43 GmbH Lichtstr. 43c 50825 Köln Tel: 0221/3377190 koeln@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen München GmbH Infanteriestr. 11 80797 München Tel: 089/71040780 muenchen@hirschen.de
Zum goldenen Hirschen Stuttgart GmbH Theodor-Heuss-Str. 10 70174 Stuttgart Tel: 0711/8888860 stuttgart@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen Campaigning GmbH Albertgasse 8/14 1080 Wien Tel: +43/1/87774920 w-office@hirschen.com

Verantwortliche Stelle ist das Unternehmen, mit dem Sie die Vertragsbeziehung anbahnen bzw. haben.

Bei Fragen zum Thema Datenschutz können sie unseren Datenschutzmanager (Wien) bzw. Datenschutzbeauftragten (alle anderen Gesellschaften) unter folgenden Daten erreichen.

Hirschen Group Hub GmbH
Johannes Bilo
Ludwigstr. 4
20357 Hamburg
datenschutz@hirschen-group.com

2. Welche personenbezogenen Daten nutzen wir und wofür nutzen wir diese?

1. 1. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen unserer Zusammenarbeit bzw. Geschäftsanbahnung verarbeiten wir von ihnen verschieden Daten bzw. Kategorien von Daten. Wir verarbeiten von Ihnen die nachfolgend aufgeführten Datenkategorien, deren Verarbeitung abhängig ist vom jeweiligen Anwendungsfall:

• Kontaktdaten (z.B. berufliche E-Mailadressen, Telefonnummern, Jobbezeichnungen, Firmennamen, -adressen, etc.)
• Bank- & Zahlungsdaten (z.B. IBAN, Kontoinhaber, Zahlungseingänge, etc.)
• Rechnungsdaten (z.B. Rechnungsempfänger, Zahlungsziele, Daten zu erbrachten oder angebotenen Dienstleistungen oder Waren, etc.)
• Finanzdaten (z.B. Finanzreporting, Profitabilitäten, Jahresabschlüsse, etc.)
• Vertragsdaten (Angaben zu Vertragspartnern, Leistungen, etc.).
• Operative Daten & Nutzungsdaten (z.B. geschäftliche Kommunikation mit Ihnen, IP-Adressen, sollten sie bei uns zu Besuch sein und sich in unser Netzwerk einwählen, sie im Rahmen von Videokonferenzen unsere Systeme nutzen oder wir kollaborativ auf unseren Systemen arbeiten, etc.)

1. 1. Verwendungszwecke

Wir verwenden ihre Daten zu verschiedenen Zwecken, die sich meist auch aus ihrer Kategorie ergeben. Abhängig vom Verwendungszweck ist auch die Verpflichtung, ob Daten bereitzustellen sind. Grundsätzlich verwenden wir ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Anbahnung, Durchführung und Beendigung eines Geschäftsverhältnisses mit Ihnen
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflichten, buchhalterische Pflichten, etc.)
• Abwehr- und/oder Durchsetzung von rechtlichen Ansprüchen
• Aufbau und Pflege eines Lieferantenpools (Dienstleister, Freelancer, etc.)
• Eigenwerbung (z.B. Versand von Newslettern und/oder Angeboten an unsere Kunden, Dienstleister, Interessenten)
• Erstellung von Berichten (Finanzreporting, Jahresabschlüsse, etc.)
• Beantwortung ihrer Anfragen

In jedem Fall verarbeiten wir aber nur die Daten, die für den jeweiligen Verwendungszweck notwendig sind.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Die Grundlage der Verarbeitung Ihrer Daten richtet sich nach dem Zweck bzw. der jeweiligen Verarbeitung und wird nachfolgend dargestellt.

Verarbeitungsgrund	Rechtsgrundlage (DSGVO)	Erläuterung
Einwilligung	Art. 6 Abs. 1a)	Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung und erfolgt im Rahmen Ihrer erteilten Zustimmung. Dies ist bspw. der Fall, wenn sich Freelancer in unserem Freelancer-Pool aufnehmen lassen wollen. Ihre Einwilligung können sie jederzeit widerrufen. Die Verarbeitung bis zum Zeitpunkt Ihres Widerrufs ist davon nicht betroffen.
Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.	Art. 6 Abs. 1b)	Die Datenverarbeitung erfolgt in diesem Fall nur im erforderlichen Umfang, um die Rechte und Pflichten aus einem Vertrag mit Ihnen erfüllen zu können oder einen entsprechenden Vertrag vorbereiten zu können, sofern Sie in eigenem Namen tätig werden.
Rechtliche Pflicht	Art. 6 Abs. 1c)	Die Datenverarbeitung erfolgt in diesem Fall im erforderlichen Umfang, um unsere rechtlichen Pflichten erfüllen zu können. Beispielhaft seien hier die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder steuerlicher Informationspflichten genannt.
Berechtigtes Interesse	Art. 6 Abs. 1f)	Für die Daten, die wir auf Basis des berechtigten Interesses verarbeiten kommen folgende Interessen in Betracht: Praktikable Gestaltung der Geschäftsbeziehung, indem den jeweiligen Geschäftspartnern Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Beantwortung von Anfragen, die uns erreichen Abwehr bzw. Durchsetzung von rechtlichen Ansprüchen Ausbau / Optimierung der Geschäftsbeziehungen und unseres Angebotes Sie können in diesem Fall der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Wir dürfen die Verarbeitung aber fortsetzen, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen können, die ihren Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

4. Wer bekommt meine Daten?

Je nach Verwendungszweck kann es notwendig sein, dass wir ihre Daten an unterschiedliche Stellen übermitteln. Solche Stellen sind:

• unsere Auftraggebenden bzw. Dienstleistenden, sofern dies für dies zur Vertragserfüllung oder Beantwortung ihrer Anfrage erforderlich ist.
• Behörden oder ähnliche Institutionen (z.B. Finanzbehörden)
• Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Banken
• SaaS-Dienstleistende (z.B. Videokonferenz-Tools, Systeme zur kollaborativen Zusammenarbeit, etc.)
• Verbundene Unternehmen (z.B. Zusammenarbeit auf gemeinsamen Kunden; Shared Services, wie Buchhaltung, IT, Personal)
• Andere Dienstleistende (z.B. Reisebüros, Hotels, Versicherungen, etc.)

In Abhängigkeit der zu erbringenden Leistung werden bestimmte Dienstleistende von uns als Auftragsverarbeitende eingesetzt, mit denen wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben.

5. Datenübermittlung in Drittländer

In bestimmten Fällen kommt es vor, dass personenbezogen Daten in Drittländer (Nicht-EU-Länder) übermittelt werden. Dies ist der Fall, wenn wir Softwareanwendungen von US-amerikanischen oder europäischen Anbietern, die ihrerseits auf die Dienste eines US-Dienstleisters zurückgreifen, einsetzen. Beispiele hierfür sind Microsoft, Google, Adobe, Apple, etc. Das Datenschutzniveau in diesen Drittländern ist nicht mit dem Niveau innerhalb der EU zu vergleichen und die Durchsetzung der Betroffenenrechte kann dort nicht immer garantiert werden. In solchen Fällen schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge, Standardvertragsklauseln der EU (SCC) mit den jeweiligen Dienstleistenden ab und/oder stützen uns auf einen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO), um ein entsprechendes Schutzniveau zu gewährleisten.

6. Wie lange speichern wir die Daten?

Wir speichern und verarbeiten die Daten so lange, wie der Zweck, für den wir Ihre Daten erhoben haben, besteht. Teilweise entstehen neue Rechtsgrundlagen, wenn eine andere wegfällt, bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten. So unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre. Sollten Sie uns Ihre Einwilligung zur weiteren Speicherung erteilt haben (bspw. zur Aufnahme in unserer Datenbank) oder wir auf Basis unseres berechtigten Interesses die Daten verarbeiten, so können Sie diese jederzeit widerrufen (s. Punkt 3) bzw. der Verarbeitung widersprechen.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat nach Maßgabe der allgemeinen Verfahrensvorschriften des Artikels 12 der DSGVO folgende Rechte:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
• das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO
• das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Betroffene Personen können unseren Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen (Artikel 38 Absatz 4 DSGVO). Die Kontaktdaten finden Sie unter 1.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen zwischen Ihnen und uns ist die Bereitstellung Ihrer Daten gesetzlich und vertraglich erforderlich, andernfalls kann das Vertragsverhältnis nicht durchgeführt werden.

Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, so ist die Bereitstellung Ihrer Daten nicht erforderlich, ggfs. kann dadurch aber Ihr Anliegen nicht bearbeitet werden.

9. In wieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Wir nutzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.

10. Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken

Sollten wir Ihre Daten zu anderen Zwecken als dem ursprünglichen verwenden wollen, dann werden wir Sie vorab darüber informieren.

Stand: Januar 2024