Datenschutzinformationen für Bewerbende

Liebe Bewerbende,

der Schutz personenbezogener Daten und Transparenz im Umgang mit diesen Daten haben bei uns einen hohen Stellenwert. Daher dienen die folgenden Angaben Eurer Information über die Verarbeitung dieser Daten durch uns.

1. Angaben zum Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten.

Zum goldenen Hirschen Holding GmbH Schlesische Str. 26 10997 Berlin Tel: 030/610020 berlin@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen Berlin GmbH Schlesische Str. 26 10997 Berlin Tel: 030/610020 berlin@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen Hamburg GmbH Ludwigstr. 4 20357 Hamburg Tel: 040/28455170 hamburg@hirschen.de
Zum goldenen Hirschen Köln GmbH Lichtstr. 43c 50825 Köln Tel: 0221/3377190 koeln@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen Köln 43 GmbH Lichtstr. 43c 50825 Köln Tel: 0221/3377190 koeln@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen München GmbH Infanteriestr. 11 80797 München Tel: 089/71040780 muenchen@hirschen.de
Zum goldenen Hirschen Stuttgart GmbH Theodor-Heuss-Str. 10 70174 Stuttgart Tel: 0711/8888860 stuttgart@hirschen.de	Zum goldenen Hirschen Campaining GmbH Albertgasse 8/14 1080 Wien Tel: +43/1/87774920 w-office@hirschen.com

Verantwortliche Stelle ist das Unternehmen, auf dessen Stelle Du Dich bewirbst.

Bei Fragen zum Thema Datenschutz könnt ihr unseren Datenschutzmanager (Wien) bzw. Datenschutzbeauftragten (alle anderen Gesellschaften) unter folgenden Daten erreichen.

Hirschen Group Hub GmbH
Johannes Bilo
Ludwigstr. 4
20357 Hamburg
datenschutz@hirschen-group.com

 

2. Welche personenbezogenen Daten nutzen wir und wofür nutzen wir diese?

1. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten die Daten aus Eurer Bewerbung, um einschätzen zu können, ob ihr für die ausgeschriebene oder eine andere passende Stelle (z.B. bei Initiativbewerbung) in unserem Unternehmen oder auch innerhalb unseres Konzerns in Frage kommt. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten von Euch, die zu den folgenden Kategorien gehören:

• Namen (z.B. Vorname(n), Nachnamen, etc.)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mailadressen, Telefonnummern, Adressen, Titel, etc.)
• Lebenslauf (z.B. Fotos, Angaben zu privaten und/oder beruflichen Werdegang, Hobbies, Interessen, Alter, etc.)
• Arbeitsbeispiele, Qualifikationen & Zeugnisse
• Angaben aus Vorstellungsgesprächen (z.B. Vorstellungen, Gehaltswünsche, -bestandteile)
• Bankdaten (z.B. IBAN, im Falle von Erstattung von Reisekosten)
• Sonstige Angaben in den Bewerbungsunterlagen
• Präferenzangaben (Angaben zu Präferenzen bzgl. möglicher Stellen im Talent-Pool, Standortinteresse)

Während des Bewerbungsprozesses besteht keine Pflicht uns Eure Bewerbungsdaten zur Verfügung zu stellen, allerdings ist es uns ohne diese Daten nicht möglich Eure Bewerbungen prüfen und berücksichtigen können. Nach einer möglichen Zusage besteht die vertragliche Pflicht, die Daten bereitzustellen, die wir zwingend benötigen, um das Beschäftigungsverhältnis mit Euch vorbereiten und durchführen zu können.

1. 1. Verwendungszwecke

Eure Daten verwenden wir dazu, um den Bewerbungsprozess durchzuführen, das beinhaltet aber auch noch weitere Zwecke, die wir hier der Vollständigkeit halber aufführen:

• Planung, Durchführung und Abschluss des Bewerbungsprozesses,
• Weiterleitung der Daten an unsere verbundenen Unternehmen (bspw., falls Dein Profil bei der Stelle einer anderen Gesellschaft passen könnte oder an die zentrale Konzernbuchhaltung zwecks Kostenerstattungen)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflichten, buchhalterische Pflichten, etc.)
• Abwehr- und/oder Durchsetzung von rechtlichen Ansprüchen
• Aufbau und Pflege eines Talentpools (freiwillige Teilnahme der Bewerbenden)
• Initiale Kontaktaufnahme durch uns, falls wir eine passende Stelle ausschreiben (Talent-Pool)

In jedem Fall verarbeiten wir aber nur die Daten, die für den jeweiligen Verwendungszweck notwendig sind.

Bei dem Talent-Pool handelt es sich um eine Datenbank der Hirschen Group GmbH, auf die auch alle (teilnehmenden) Tochtergesellschaften zugreifen können und in der ihr bei Interesse aufgenommen werden könnt, wenn ihr von uns künftig aktiv angeschrieben werden wollt, sofern sich eine passende Stelle ergibt. In diesem Fall würden wir Eure Bewerbungsdaten entsprechend in den Talent-Pool aufnehmen und dort weiterverarbeiten. Ergänzend zu den obigen Angaben kommt hier noch ein evtl. Standortinteresse bzw. Standortpräferenz (bspw., wenn für Euch nur eine Stelle in Hamburg in Frage käme) hinzu. Auch hier besteht keine Bereitstellungspflicht der Daten, aber ohne diese Daten können wir Euch nicht in den Talent-Pool aufnehmen.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Die Grundlage der Verarbeitung Eurer Daten richtet sich nach dem Zweck bzw. der jeweiligen Verarbeitung und wird nachfolgend dargestellt.

Verarbeitungsgrund	Rechtsgrundlage (DSGVO)	Erläuterung
Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses	§26 Abs. 1 & 2 BDSG Art. 6 Abs. 1b)	Die Daten, die wir von Euch im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhalten und die wir für die Entscheidungen über die Stellenbesetzungen benötigen, werden auf Basis dieser Rechtsgrundlage verarbeitet.
Einwilligung in die Aufnahme des Talent-Pools oder in die Weitergabe an Konzernunternehmen.	Art. 6 Abs. 1a)	Die Aufnahme in den Talent-Pool erfolgt die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis Eurer ausdrücklichen Einwilligung. Eure Einwilligung könnt ihr jederzeit widerrufen. Die Verarbeitung bis zum Zeitpunkt Ihres Widerrufs ist davon nicht betroffen.
Berechtigtes Interesse	Art. 6 Abs. 1f)	In bestimmten Fällen verarbeiten wir die Daten auf Basis unserer berechtigten Interessen. Dies ist der Fall, wenn wir uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen müssen oder unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen müssen. In diesen Fällen könnt ihr der Verarbeitung Eurer Daten widersprechen, wir dürfen diese aber dennoch fortsetzen, wenn wir nachweisen können, dass unsere berechtigten Interessen den Euren überwiegen.

1. Wer bekommt meine Daten?

Daten zu Eurer Person werden an unterschiedliche Stellen weitergeleitet, die mit dem Bewerbungsprozess betraut bzw. in diesem involviert sind. Bei diesen Stellen handelt es sich um:

• Personalabteilung/-verwaltung
• Entscheider:innen
• Empfangsmitarbeitende (z.B. bei Reisebuchungen)
• Verbundene Unternehmen (z.B. bei Talentpool; https://hirschen-group.com/)
• Externe Buchhaltung und Kreditinstitute (z.B. bei Reisekostenerstattung)
• Reisebüros/-dienstleistende (z.B. bei Reisebuchungen)

In bestimmten Fällen übermitteln wir die Daten auch an Auftragsverarbeitende, die entsprechend Art. 28 DSGVO zur Abwicklung der Verarbeitung der Daten im Auftrag eingeschaltet werden, bspw. im Falle von Videokonferenzen.

Falls Du Dich für eine Speicherung in unserem Talent-Pool entschieden haben solltest, werden die Daten, die wir im Rahmen Deiner Bewerbung erhalten haben im Talent-Pool gespeichert. Der Talent-Pool wird von der Hirschen Group GmbH auf Basis einer gemeinsamen Verantwortung betrieben. Weitere Informationen dazu findest Du in der Datenschutzerklärung unserer Webseite unter dem Punkt „Online-Bewerbung“.

1. Wie lange speichern wir die Daten?

Im Falle einer Absage und nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Eure personenbezogenen Daten 6 Monate gespeichert und danach gelöscht. Solltest Du Dich für eine Speicherung im Talent-Pool entschieden haben, dann werden die Daten dort für einen Zeitraum von 2 Jahren gespeichert.

1. Übermittlung in Drittländer

Es ist manchmal notwendig, dass personenbezogen Daten in Drittländer (Nicht-EU-Länder) übermittelt werden. Dies ist der Fall, wenn wir Softwareanwendungen von US-amerikanischen oder europäischen Anbietern, die ihrerseits auf die Dienste eines US-Dienstleisters zurückgreifen, einsetzen. Beispiele hierfür sind Microsoft, Google, Adobe, Apple, etc. Das Datenschutzniveau in diesen Drittländern ist nicht mit dem Niveau innerhalb der EU zu vergleichen und die Durchsetzung der Betroffenenrechte kann dort nicht immer garantiert werden. In solchen Fällen schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge, Standardvertragsklauseln der EU (SCC) mit den jeweiligen Dienstleistenden ab und/oder stützen uns auf einen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO), um ein entsprechendes Schutzniveau zu gewährleisten.

1. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat nach Maßgabe der allgemeinen Verfahrensvorschriften des Artikels 12 der DSGVO folgende Rechte:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
• das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO
• das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Betroffene Personen können unseren Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen (Artikel 38 Absatz 4 DSGVO). Die Kontaktdaten finden Sie unter 1.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG), in unserem Fall ist dies der/die Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

1. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Wir nutzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.

1. Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken

Sollten wir Ihre Daten zu anderen Zwecken als dem ursprünglichen verwenden wollen, dann werden wir Sie vorab darüber informieren.

Stand: Januar 2024